{"id":2262,"date":"2006-10-17T00:00:00","date_gmt":"2006-10-17T00:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/localhost\/wordpress\/2006\/10\/17\/rujukan-berkomputer\/"},"modified":"2006-10-17T00:00:00","modified_gmt":"2006-10-17T00:00:00","slug":"rujukan-berkomputer-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.rakansarawak.com\/v3\/2006\/10\/17\/rujukan-berkomputer-2\/","title":{"rendered":"Rujukan Berkomputer"},"content":{"rendered":"

Sistem dan perlaksanaan
\nprogram penambahbaikan termasuk penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT)<\/i>
\nkini diakui bukan sahaja mampu menangani masalah beban kerja yang semakin bertambah
\nmalah mampu meningkatkan tahap kecekapan sesebuah organisasi. <\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Sekumpulan 12 pegawai dari Unit Pengurusan, Kastam
\nDiRaja Malaysia (KDRM), Limbang melalui Kumpulan INTIM telah mengambil
\ninisiatif dengan memanfaatkan projek mereka (Kategori Pengurusan) dalam
\nKonvensyen Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) yang lepas (2004) bagi
\nmeningkatkan produktiviti unit mereka.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Hasilnya mereka
\n<\/span>telah membangunkan satu sistem pangkalan data bagi kegunaan Unit
\nPengurusan, yang memberikan mereka kelebihan untuk membuat rujukan secara
\nberkomputer.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Projek mereka, <\/span>Sistem
\nPengesanan dan Pendaftaran Fail Berkomputer (sebuah pangkalan data)<\/span> dilengkapi dengan <\/span>Sistem Pelabelan Kabinet<\/span> kini berjaya mengatasi masalah
\nkesukaran pencarian fail dan maklumat di Unit Pengurusan, KDRM <\/span>Limbang.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Pembangun sistem berkenaan, Cik
\nAloha Bt Zain berkata peralihan penggunaan ICT<\/i> penting kerana beban
\ntugas yang bertambah <\/span>menuntut kepada
\nperlunya satu sistem pangkalan data yang berkesan untuk menangani masalah
\npengurusan rekod (yang kini terlalu bergantung kepada kaedah manual iaitu
\nmerujuk Buku Panduan Sistem Pendaftaran Fail).
\n<\/span><\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

\u201cIdea ini datangnya <\/span>daripada
\nperbincangan <\/span>ahli Kumpulan KMK INTIM
\nyang diketengahkan melalui projek KMK \u201cKerumitan Pengesan Fail Yang Disimpan\u201d
\npada konvensyen tahun lepas,\u201d jelas Aloha <\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Jelasnya lagi, walaupun ia hanya satu sistem yang ringkas namun ia
\nberupaya menjimatkan masa untuk mencari maklumat.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Mencerita lebih terperinci
\npangkalan data tersebut, ia mempunyai dua komponen utama iaitu Sistem
\nPengesanan dan Pendaftaran Fail Berkomputer (pangkalan data) disokong dengan
\nPelabelan Kabinet (nombor dilabel di kabinet yang diselaraskan dengan nombor
\nrujukan di pangkalan data).<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Sistem pangkalan data yang menggunakan sepenuhnya perisian Microsoft
\nAccess<\/i>, ini mudah untuk dikendalikan. Pengguna hanya perlu menaip rujukan
\nberdasarkan huruf, kod, perkara, tajuk fail, malah nama pegawai. <\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Ia berupaya mengatasi masalah untuk menghafal setiap nombor rujukan
\nkerana sistem ini memberi pilihan bagi
\n<\/span>pengguna sistem selain daripada terlalu bergantung kepada nombor rujukan
\nfail. <\/span><\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Ia berupaya mempercepatkan proses pencarian fail dengan memendekkan
\nwaktu pencarian. <\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Secara amnya, dengan <\/span>kaedah yang baru ini, maklumat akan
\ndiperolehi dengan cepat dengan masa pencarian tidak sampai 2.5 minit setelah
\nmelalui proses rujuk sistem fail berkomputer (30 saat), Kesan Fail (30 saat),
\nKenalpasti Kandungan Fail (30 saat) dan Tahap Tindakan (1 minit). <\/span><\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Lolita Perait, salah
\nseorang ahli Kumpulan INTIM berkata projek ini tepat pada masanya.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Menurutnya Kumpulan INTIM
\ntelah mendapati salah satu masalah yang dikenalpasti membantutkan kelancaran di
\nUnit Pengurusan ketika itu adalah berkaitan rujukan sistem fail yang masih
\nmenggunakan kaedah lama.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Lolita <\/span>mengakui projek tersebut berupaya memperbaiki imej Kastam dan
\nyang paling utama adalah kepuasan pelanggan, yang inginkan perkhidmatan terbaik
\ndengan <\/span>meminimumkan masa menunggu. <\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

\u201cPengurusan fail yang cekap,
\nsistematik dan teratur boleh mengelakkan sebarang kelewatan sesuatu proses
\nkerja,\u201d jelasnya.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

<\/span>\u201cDahulu Unit Pengurusan bergantung sepenuhnya kepada Buku Panduan
\nSistem Pendaftaran Fail (Perintah Am Jabatan Bilangan 12) yang mereka dapati
\nmengambil masa yang terlalu lama untuk mendapatkan sesuatu rujukan tetapi kini
\ntidak lagi.\u201d<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

\u201cKalau hendak menghafal nombor
\nrujukan menggunakan kaedah lama tersebut ia mungkin mengambil sedikit masa
\nuntuk mendapatkan hasil rujukan seperti itu juga untuk mendapatkan maklumat
\nyang dikehendaki kadangkala kurang tepat,\u201d jelas Aloha.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Aloha <\/span>berkata jangkamasa selama setahun diambil daripada mengemukakan
\nidea dan perbincangan sehinggalah siapnya sistem berkenaan. <\/span>Dia memberi jaminan bahawa sistem ini mudah
\nuntuk diguna malah sebarang perubahan boleh dilakukan dengan pantas.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Antara kelebihan lain projek tersebut adalah ia tidak menggubahkan
\nsebarang prosedur kerja kerana masih menggunakan rujukan Sistem Pendaftaran
\nFail (Perintah Am Jabatan Bilangan 12) di samping proses pencarian menjadi
\nlebih cepat dan mudah.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

<\/span>Setakat ini semua data ( kod
\nrujukan sebanyak 966 buah fail berkaitan jabatan tersebut-Limbang dan Lawas)
\ndan <\/span>sejumlah 87 buah fail pegawai)
\ndisimpan ke dalam sistem ini.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Mohd Azlimin B. Kadir, salah
\nseorang pengawai yang dipertanggungjawab terhadap pengendalian sistem
\nberkenaan, menyifatkan sistem ini mudah untuk digunakan di samping keselamatan
\ndata dan maklumat adalah terjamin.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Bagi meningkatkan ciri-ciri
\nkeselamatan, hanya sebuah komputer digunakan bagi tujuan tersebut.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Bukan itu
\nsahaja jelas Azlimin, dia bersama dengan seorang pembantu dapat melaksanakan
\ntugas pejabat yang lain kerana <\/span>banyak
\nmasa dapat dijimatkan.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Jelas
\nAzlimin lagi, keadaan bilik Unit Fail juga berada dalam keadaan yang teratur
\nmelalui Sistem Kabinet yang diperkenalkan bersama dengan sistem pangkalan data
\nini. <\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Setelah
\nmengakses sistem berkenaan, tidak pun sampai sepuluh saat paparan maklumat
\ntersebut boleh diperolehi yang memudahkan tugas membuat rujukan dan pemeriksaan
\nfail berkaitan.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Apa yang menarik, selain sistem
\npangkalan data ini ia tidak melibatkan kos yang besar dengan hanya memanfaatkan
\nsebuah komputer yang sedia ada serta melakukan sedikit penambahbaikan kepada
\nsistem nombor di Kabinet ia sedia untuk digunakan<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

\n<\/div>\n

Kini sistem ini <\/span>telahpun diseragamkan ke dalam Sistem Kerja
\ndi Unit Pengurusan, KDRM Limbang berkuatkuasa pada 1 Mei 2005.<\/o:p><\/span><\/font><\/p>\n

Click to rate this post!<\/div>
<\/div>
\r\n <\/path>\r\n <\/svg>[Total: 0<\/span> Average: 0<\/span>]<\/span><\/div>
<\/div><\/div>